|
| | |
Forretningsorden for afdelingsbestyrelsenSom retningslinier for afdelingsbestyrelsens arbejde gælder sammen med foreningens vedtægter følgende bestemmelser.
Afdelingsbestyrelsens opgaver
1.
| | Afdelingsbestyrelsen fører tilsyn med afdelingens vedligeholdelsesstand og pasning samt påser, at der er god orden i afdelingen. Afdelingsbestyrelsen gennemgår de månedlige udsendte kontoopgørelser og rekvisitioner.
|
2.
| | Hvert år gennemgår og behandler afdelingsbestyrelsen forslag fra administrationen til budget for afdelingens drift. Afdelingsbestyrelsen kan fremkomme med ønsker om tilføjelser eller ændringer m.v. af driftsbudgettet og kan begære møde med administrationen herom. Afdelingsbestyrelsen forelægger herefter forslag til driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. Foreningsbestyrelsen foretager den endelige godkendelse af driftsbudgettet.
|
3.
| | Årsregnskab for afdelingen udarbejdes af administrationen og fremsendes til afdelingsbestyrelsens og eventuelt afdelingsmødets godkendelse, inden repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse.
|
4.
| | Eventuelle tvistigheder mellem boligforeningens ledelse og afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet om driftsbudget og årsregnskab indbringes af boligforeningens ledelse for kommunalbestyrelsen, som træffer den endelige administrative afgørelse.
|
5.
| | Mindst én gang om året skal afdelingsbestyrelsens medlemmer sammen med en ejendomsfunktionær eller en repræsentant for administrationen gennemgå afdelingen og kan på grundlag af denne gennemgang og administrationens oplæg om gennemførelse og økonomiske konsekvenser stille forslag til afdelingsmødet om iværksættelse af aktiviteter og arbejder.
|
6.
| | Ved fraflytninger foretages syn af boligerne i overensstemmelse med reglerne i afdelingens vedligeholdelsesreglement og lejekontrakten. Der kan indgås aftale om, at et medlem af afdelingsbestyrelsen kan deltage i synet, medmindre fraflytteren udtrykkeligt frabeder sig det.
|
7.
| | Hvis afdelingsmødet har besluttet det, vælger afdelingsbestyrelsen repræsentanter til boligforeningens repræsentantskab blandt afdelingens lejere, disses ægtefæller eller hermed sidestillede personer. Ellers foretager afdelingsmødet valget.
|
8.
| | Afdelingsmødet kan bemyndige afdelingsbestyrelsen eller andre grupper af beboere, som afdelingsmødet udpeger, til at udøve særlig virksomhed ved afholdelse af arrangementer eller fester for børn og unge samt kulturelle aktiviteter, for eksempel udgivelse af beboerblad, etablering af fritidsklubber og andre aktiviteter.
|
9.
| | Eventuel påtale eller klager fra afdelingsbestyrelsen over ejendomsfunktionærers arbejde rettes til administrationen, som tager stilling til påtalen/klagen sammen med boligforeningens ledelse.
|
10.
| | Mindst én gang hver måned skal der være lejlighed for afdelingens beboere til personligt at rette henvendelse til afdelingsbestyrelsen eller et af dens medlemmer. Træffe tiden skal være fast og annonceret i foreningens beboerblad. Afdelingens ejendomsfunktionær/-er må ikke deltage i denne træffetid.
|
11.
| | Der pålægges generelt afdelingsbestyrelsens medlemmer og suppleanter tavshedspligt vedrørende kendskab til beboeres personlige forhold.
|
12.
| | Afdelingsbestyrelsen fører ventelister over beboere, som søger garager, parkeringsplads, kælderrum m.v.
|
Afdelingsbestyrelsens møder
13.
| | Hvis afdelingsmødet har besluttet det, vælger afdelingsbestyrelsen af sin egen kreds en formand. Ellers vælges formanden særskilt af afdelingsmødet. Hvis afdelingsmødet har besluttet det, vælger afdelingsbestyrelsen af sin egen kreds afdelingens repræsentanter til repræsentantskabet. Ellers vælges repræsentanter særskilt af afdelingsmødet.
|
14.
| | Senest en måned efter ordinært afdelingsmøde (valgmødet) afholder afdelingsbestyrelsen konstituerende møde, hvor afdelingsbestyrelsen vælger af sin egen kreds en næstformand samt en sekretær, som fører protokol over forhandlingerne på afdelingsbestyrelsens møder samt over afdelingsmøder. På tilsvarende måde kan afdelingsbestyrelsen vælge en kasserer, som fører regnskab vedrørende afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb. Afdelingsbestyrelsen fordeler i øvrigt selv opgaverne indbyrdes.
|
15.
| | Afdelingsbestyrelsesmøde indkaldes af formanden, der også leder afdelingsbestyrelsens forhandlinger. På det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde aflægger formanden på afdelingsbestyrelsens vegne beretning for det forløbne år. Afholdes der regnskabsmøde aflægges beretningen på dette.
|
16.
| | Afdelingsbestyrelsen holder møde så ofte det skønnes nødvendigt, eller hvis blot et medlem af afdelingsbestyrelsen fremsætter ønske derom.
|
17.
| | Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af afdelingsbestyrelsens medlemmer er til stede. Formand eller næstformand skal være til stede.
|
18.
| | Beslutning træffes af de fremmødte afdelingsbestyreIsesmedlemmer ved simpel stemmeflerhed. Står stemmerne lige, er formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme afgørende.
|
19.
| | Formand eller kasserer, hvis en sådan er valgt, orienterer hver måned afdelingsbestyrelsen om forbrug af midler fra rådighedsbeløbet og midler til aktiviteter m.v., der hører under afdelingsbestyrelsen. Kvartalsvis foretages kasseafstemning og bilags-gennemgang, der forelægges for afdelingsbestyrelsen. Formand og kasserer attesterer at alle bilag svarer til regnskabet og kassebeholdningen stemmer. Hvis der ikke er valgt en kasserer underskrives af formand og 1 mere fra afdelingsbestyrelsen. Hvis en kasserer eller kasseansvarlig afgår i utide foretages gennemgang af bilag og optælling af kassebeholdning. Optællingen sker af den afgående kasserer/kasseansvarlige og den nye kasserer/kasseansvarlige samt afdelingsformanden. Alle bekræfter at af alle bilag svarer til regnskabet og kassebeholdningen stemmer. Den nye kasserer/kasseansvarlige indfører fremtidige bilag på en nye regnskabsside. Ved aktiviteter, der strækker sig over en længere periode, skal regnskabet senest ved regnskabsårets afslutning aflægges til afdelingsbestyrelsen inkl. bilag. Regnskab og bilag for afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb og længerevarende aktiviteter skal afleveres til administrationen senest 4 uger efter regnskabsårets afslutning. Ved enkeltstående aktiviteter som eksempelvis fastelavn skal afregning af a/c beløb ske senest to uger efter afslutningen af aktiviteten. Hvis der ikke sker afregningen inden for ovenstående frister vil der ikke ske udbetaling af a/c beløb til afdelingen. Udvalg der er nedsat/valgt af afdelingsmødet fremlægger regnskab på førstkommende afdelingsmøde.
|
20.
| | Hvis en repræsentant for administrationen deltager i et møde i afdelingsbestyrelsen, tilrettelægges mødet således, at de punkter, hvor den pågældendes nærværelse er ønsket, behandles først.
|
21.
| | I afdelingsbestyrelsens møder kan afdelingens (ledende) ejendomsfunktionær deltage. Afdelingsbestyrelsen kan bestemme, at den pågældende ejendomsfunktionær ikke kan deltage i enkelte møder eller dele deraf.
|
22.
| | Boligtagere og andre har normalt ikke adgang til afdelingsbestyrelsens møder. Afdelingsbestyrelsen kan beslutte, at beboere kan deltage i afdelingsbestyrelsens møder eller indkaldes til høring i forbindelse med enkelte dagsordenpunkter.
|
23.
| | Afdelingsbestyrelsen kan beslutte, at suppleanter helt eller delvist kan deltage i afdelingsbestyrelsens møder, dog uden stemmeret.
|
24.
| | Hvis et medlem af afdelingsbestyrelsen udtræder af afdelingsbestyrelsen eller på grund af længerevarende sygdom eller lignende har forfald, skal suppleanten indkaldes.
|
25.
| | Afdelingsbestyrelsen meddeler administrationen sine og afdelingsmødets beslutninger. Afdelingsbestyrelsen varetager ikke administrative opgaver.
|
26.
| | Referater af afdelingsbestyrelsens møder indsendes til foreningens administration senest 14 dage efter godkendelse på det efter følgende møde. Referater af afdelingsbestyrelsens møder må ikke oplæses på afdelingsmøder.
|
27.
| | Afdelingsbestyrelsen kan efter aftale med forretningsføreren få et møde med administrationen. Drejer det sig om sager af større omfang, skal der i forvejen indsendes skriftligt materiale, så alle implicerede parter kan indkaldes. Hvis afdelingsbestyrelsen har aftalt et møde med en repræsentant for administrationen, skal dette primært foregå på foreningens kontor og helst på onsdage med start omkring kl. 17.30. Hvis det for sagens behandling nødvendigvis må foregå i afdelingen, skal mødet tilrettelægges således, at de punkter, hvor den pågældende repræsentants nærværelse er ønsket, behandles først.
|
28.
| | Foreningens ledelse skal gøres bekendt med tid og sted for afdelingsbestyrelsens møder. De kan deltage, dog uden stemmeret.
|
29.
| | Udvalg, der er nedsat/valgt af afdelings mødet fremlægger regnskab på førstkommende afdelingsmøde.
|
|
|
|
|
