Hav alting parat
- Lav, kontrollér og udsend indkaldelser i rette tid.
- Sørg for egnet lokale, bordopstilling og traktement.
- Udarbejd støttemateriale, bilag og oversig­ter.
- Forbered eventuelle hjælpemidler (mikro­fon, overheadprojektor).
- Afdelingsbestyrelsens beretning fremlægges normalt af afdelingsformanden.
- Aftal i god tid, hvem der skal fremlægge budget og eventuelt regnskab.
- Udvalg nedsat af afdelingsmødet aflægger selvstændig beretning samt regnskab for ak­tiviteten.

Mødet
- Vær på mødestedet før øvrige beboere. Kontrollér fremmødte efter beboerliste ved indgangen.
- Sørg for uddeling af stemmesedler ved ind­gangen.
- Byd velkommen og præsentér eventuelle gæs­ter.
- Aftal indstilling til dirigenthverv forud for mødet.
- Aftal referent forud for mødet. (Afdelings­bestyrelsens sekretær). Sørg for materiale til dirigent.

a) Vedtægter.
b) Dagsorden, regnskab, budget, kopier af alle forslag og alt skriftligt materia­le, der er uddelt.
c) Forretningsorden for afdelingsmøder.
d) Eventuel huskeliste for dirigent.