KAP. 1 - Foreningsbestyrelsens beføjelser
§1 Foreningsbestyrelsens ansvar
Foreningsbestyrelsen forestår den overordnede ledelse af boligforeningen. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter der tillægges boligorganisationen og organisationsbestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt boligforeningens vedtægter.
Stk. 2. Foreningsbestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem foreningsbestyrelse og forretningsfører og fastsætter forretningsførerens stillingsbeskrivelse.
Stk. 3. Foreningsbestyrelsen bør med passende mellemrum vurdere, om foreningens daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning.
Stk. 4. Foreningsbestyrelsen fører tilsyn med forretningsførerens ledelse af boligforeningens virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og foreningens vedtægter.
Stk. 5. Foreningsbestyrelsen ansætter og afskediger forretningsføreren. Ansættelse og afskedigelse af ledende medarbejdere skal forelægges foreningsbestyrelsen til godkendelse.
§2 Prokura m.m.
Foreningen tegnes af den samlede foreningsbestyrelse eller af 2 foreningsbestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med forretningsføreren.
Stk. 2. Foreningsbestyrelsens formand og forretningsføreren repræsenterer foreningen over for offentligheden med mindre foreningsbestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning.
§3 Køb, salg og pantsætning af fast ejendom
Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det skal til enhver tid ske i overensstemmelse med foreningsvedtægterne.
KAP. 2 – Foreningsbestyrelsesmøder
§4 Konstituerende møde
Senest 2 uger efter det årlige repræsentantskabsmøde, hvor der har fundet valg sted af foreningsbestyrelsesmedlemmer, holder foreningsbestyrelsen konstituerende møde. På dette vælges næstformand, sekretær og medlemmer til faste udvalg. For hvert udvalg vælges en udvalgsansvarlig.
Stk. 2. Konstituerende møde afholdes efter følgende retningslinier:
a) Gennemgang af repræsentantskabsmødet. Opsummering af resultat og eventuelle pålagte opgaver.
b) Orientering om foreningsbestyrelsens pligter og arbejdsform, herunder en gennemgang af de faste udvalgs arbejdsområder.
c) Konstituering.
d) Byggeudvalg. Udvalget består af formanden, to foreningsbestyrelsesmedlemmer og forretningsføreren. Over byggeudvalgets møder føres et referat, som forefindes på kontoret. Udvalget følger foreningens nybyggeri og fremsender indstilling til foreningsbestyreIsen om godkendeIse af eventuelle ændringer i de af foreningsbestyrelsen godkendte projekter. Ændringer, der hverken bevirker væsentlig øgede udgifter eller ringere kvalitet af byggeriet, kan godkendes af udvalget og vil være at forelægge som efterretningssag på førstkommende foreningsbestyrelsesmøde. Foreningsbestyrelsen kan bemyndige udvalget til selv at færdigbehandle nærmere detaljer i byggeriet.
e) Nedsættelse af øvrige udvalg.
Hvis 2 eller flere medlemmer er nyvalgte, afholdes mødet som dagsmøde.
Foreningsbestyrelsen samles hvert år i april måned til et seminar. Her drøftes overordnede problemstillinger og emner opsamlet i årets løb. Formålet hermed er at sikre tilstrækkelig tid til debat for fastlæggelse af foreningens stilling til emnerne.
§5 Bestyrelsesmøder
Der afholdes normalt månedlige foreningsbestyrelsesmøder, sædvanligvis den tredje tirsdag i måneden. Møderne indkaldes af formanden eller af forretningsføreren efter bemyndigelse fra formanden.
Stk. 2. Foreningsbestyrelsen holder møde, så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller hvis forretningsføreren, 2 medlemmer af foreningsbestyrelsen eller revisor fremsætter ønske om det.
Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst fire dage, og indkaldes så vidt muligt skriftligt med angivelse af mødedato, -tidspunkt og -sted. Samtidig med indkaldelsen sendes dagsorden til foreningsbestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Hvis forholdene gør det nødvendigt, kan foreningsbestyrelsen indkaldes til hastemøde med 1 dags varsel.
Stk. 4. Forretningsføreren deltager i foreningsbestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Foreningsbestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at forretningsføreren ikke skal overvære forenings-bestyrelsesmødet eller dele af dette.
Stk. 5. Foreningsbestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i foreningsbestyrelsens møder.
§6 Beslutningsdygtighed
Foreningsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af foreningsbestyrelsens medlemmer er til stede. Foreningsbestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden.
§7 Afstemning
Foreningsbestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende.
§8 Forretningsførerens rolle
På foreningsbestyrelsesmøder orienterer forretningsføreren foreningens virksomhed siden det sidste foreningsbestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for foreningen.
§9 Forhandlingsprotokollen
Over forhandlingerne i foreningsbestyrelsen føres en protokol. Af denne skal fremgå navne på foreningsbestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desuden skal angives foreningsbestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager.
Uenighed
Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af foreningsbestyrelsen eller forretningsføreren ikke er enig i en beslutning, som foreningsbestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i protokollen.
Stk. 3. Foreningsbestyrelsesmedlemmerne skal senest 2 uger efter mødet have tilsendt referatet. Indsigelser og forslag til rettelser til referatet fra medlemmer, der har deltaget i mødet, fremsendes skriftligt og senest 3 uger efter foreningsbestyrelsesmødet.
Stk. 4. Referatet med eventuelle rettelser forelægges til godkendelse for foreningsbestyrelsen på det næstfølgende møde og underskrives derefter af foreningsbestyrelsen og forretningsføreren.
§10 Inhabilitet
Et foreningsbestyrelsesmedlem eller forretningsføreren må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem foreningen og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem forening og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod boligforeningen.
Stk. 2. Foreningsbestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og eventuelle afstemning.
§11 Årsregnskab
Foreningsbestyrelsen gennemgår det af forretningsføreren forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige foreningsbestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling.
Stk. 2. Afdelingsregnskaberne skal være underskrevet af afdelingsbestyrelsen ved afdelingsformanden, efter at de er blevet godkendt af afdelingsbestyrelserne og eventuelt har været forelagt for afdelingsmøderne. Efter foreningsbestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af den øverste myndighed {repræsentantskab}.
Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse ind sendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden.
§12 Valg af revisor
Foreningsbestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet om valg af revisor. Revisor kan deltage i foreningsbestyrelsens møder.
§13 Revisionsprotokol
Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle foreningsbestyrelsesmøder. Tilføjelser eller ændringer siden sidste foreningsbestyrelses-møde skal så vidt muligt forud fremsendes i kopi til samtlige foreningsbestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed.
§14 Tavshedspligt
Foreningsbestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlig interesse.
Stk. 2. Tavshedspligten omfatter forretningsfører og andre, der deltager i foreningsbestyrelsesmøderne.
Stk. 3. Foreningsbestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre foreningsbestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt.
§15 Suppleanter
Suppleanter indkaldes ved længerevarende forfald.
§16 Kontaktpersoner
Bestyrelsen kan beslutte at udpege en kontaktperson til en afdeling.
Stk. 2. I forbindelse med opførelsen af et nybyggeri vil VesterBo tilbyde et møde med deltagelse af en kontaktperson, som normalt vil være et medlem af byggeudvalget. Desuden vil forretningsføreren deltage i mødet. Afdelingen har herefter mulighed for at benytte kontaktpersonen, når man har spørgsmål. Kontaktpersonen kan også deltage i et afdelingsbestyrelsesmøde.
Stk. 3. Hvis der er tale om en bestående afdeling, kan bestyrelsen tilbyde et møde med deltagelse af en kontaktperson samt forretningsføreren. Det kunne være relevant i forbindelse med en stor udskiftning af afdelingsbestyrelsen. En afdeling kan fremsætte ønske om en kontaktperson. Bestyrelsen afgør herefter, om der skal vælges en og i givet fald hvem der skal fungere som kontaktperson.
KAP. 3 - Ændring af forretningsorden
§17
Ændringer i denne forretningsorden kan foretages af foreningsbestyrelsen med den i §7 angivne stemmeflerhed.
KAP. 4 – Ikrafttræden
§18
Denne forretningsorden træder i kraft dagen efter foreningsbestyrelsens vedtagelse.
