Som retningslinier for repræsentantskabsmøder gælder sammen med boligforeningens vedtægter følgende bestemmelser:
Repræsentantskabets opgaver
Fremgår af foreningens vedtægter §8.
Repræsentantskabsmødets afholdelse
1. Repræsentantskabsmødet vælger en dirigent, der leder forhandlingerne og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes. Dirigenten påser endvidere, at valgene påbegyndes senest 2 timer efter mødets start.
2. Bestyrelsens sekretær fører en protokol over repræsentantskabsmødet, der refererer de trufne beslutninger, det nøjagtige resultat af afstemninger samt udfærdiger et kort sammendrag af forhandlingerne. Antallet af modedeltagere skal føres til protokol. Referatet underskrives foruden af mødesekretæren tillige af dirigenten og formanden.
3. Repræsentantskabsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten ved afstemninger. Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes af dirigenten.
4. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved personlig henvendelse til dirigenten med oplysning om navn og den afdeling, vedkommende kommer fra. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller repræsentantskabsmødet måtte fastsætte en begrænsning.
Indlæg og forslag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om det pågældende punkt er afsluttet.
5. Bortset fra valg og ændring af vedtægter afgør repræsentantskabsmødet alle spørgsmål ved simpel stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet at afgivne stemmer.
6. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Såfremt der ved valg kun foreslås det antal kandidater, der skal vælges, betragtes vedkommende som valgt uden afstemning. Ved andre spørgsmål afgør dirigenten afstemningsformen.
7. Ved valg af formand gælder, at såfremt der kun foreslås en kandidat, betragtes vedkommende som valgt uden afstemning.
8. Såfremt der foreslås 2 kandidater til en post, vælges den, der ved skriftlig afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne gyldige stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Er der herefter fortsat stemmelighed, foretages lodtrækning.
9. Såfremt der foreslås flere end 2 kandidater til en post, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne stemmer, foretages ny skriftlig afstemning mellem de 2 kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer.
10. Ved valg af foreningsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig.
11. En suppleant kan først indtræde i repræsentantskabet ved et repræsentantskabsmedlems afgang, eller når en afdelings repræsentant er blevet indvalgt i foreningsbestyrelsen.
